Um einigen meiner Kunden mehr Überblick in der aktuellen Krise zu verschaffen, habe ich ein Situation Response-Board entworfen. Es hilft aktuelle Lage zu erfassen, auftretende Probleme zu erkennen und schnell Antworten zu formulieren. Es ist inspiriert vom SCQA-Erzählmodell der Unternehmensberaterin Barbara Minto.
Die Corona-Pandemie hat die Welt eiskalt erwischt. Das öffentliche Leben in Deutschland ist seit zwei Wochen runtergefahren. Und überall müssen Firmen schnelle Antworten auf all die Fragen finden, die die aktuelle Situation gerade aufwirft und noch aufwerfen wird.
Wie schwer das gerade für die Führungsteams in kleinen und mittleren Unternehmen ist, weiß ich auch aus den Gesprächen und Remote-Workshops der letzten zwei Wochen. Diese Führungsteams haben meist keine Strategie-Abteilung, die für sie die Nachrichtenlage analysiert und Handlungsempfehlungen formuliert. Sie müssen sich die Situation selbst erschließen, Risiken bewerten und Antworten finden – von der Home-Office-Organisation bis zur Anpassung des Geschäftsmodells.
Keine leichte Aufgabe. Denn zum Einen ist völlig unklar, wie sich die Situation in den nächsten Wochen oder Monaten entwickeln wird. Zum Anderen gibt es stündlich neue Meldungen, Zahlen und Einschätzungen über den Verlauf, die Herausforderungen und die Folgen der Pandemie. Newsticker, Nachrichtensendungen, Eilmeldungen, Slack-Nachrichten und Daten-Feeds machen die Situation paradoxerweise nicht einfacher, sondern unübersichtlicher.
Wie behält man da den Überblick, um angemessen auf die unklare Situation zu reagieren?
Das Situation Response Board
Um meinen Kunden zu helfen, die aktuelle Situation zu überblicken, Informationen zu filtern, Probleme zu erkennen und schnell, angemessene Antworten zu entwickeln, habe ich das „Situation Response Board“ entworfen.
Als digitales Whiteboard (oder an einer Office-Wand) aufgesetzt, bietet das Board einer Führungsmannschaft einen gemeinsamen Referenzpunkt, um gemeinsam und aligned durch die Krise zu steuern.
Die Arbeit mit dem Board ist denkbar einfach:
- In einer ersten Runde sammeln die Teilnehmer auf (virtuellen ) Post-its alle zentralen Merkmale der aktuellen Situation aus Sicht des Unternehmens. Wichtig ist hier, die Situation – wie Mr. Spock – so nüchtern und faktenorientiert wie möglich zu beschreiben, ohne die Situation zu bewerten. Die gesammelten Beobachtungen und Datenpunkte werden anschließend nach ihrer Relevanz für das Unternehmensschicksal von oben nach unten sortiert. Alle Nachrichten, die für das Unternehmen nicht relevant sind, werden so schnell aussortiert. (30min)
- Anschließend werden alle Komplikationen und Fragen gesammelt, die die aktuelle Situation erzeugt. (30min)
- Im letzten Schritt diskutiert und formuliert das Team mögliche Antworten auf die drängendsten Fragen. So wird allen klar, was als nächstes zu tun ist, um sich der Situation anzupassen. (60min)
- Sollte sich die Situation verändern, wird das Board in einem Folgemeeting aktualisiert. Drohen neue Komplikationen, richtet sich der Blick automatisch auf neue Fragen und Lösungsansätze. Gleichzeitig lassen sich mit dem Board auch (noch) fiktive Situationen durchspielen, die eintreten könnten – aber noch nicht eingetreten sind: Was wäre wenn der Lockdown drei Monate anhält?
Das Board basiert auf dem SCQA-Modell von Barbara Minto
Das Board basiert auf dem SCQA-Modell der Unternehmensberaterin Barbara Minto. Ein erprobtes Storytelling-Modell, um komplexe Situationen strukturiert zu durchdenken, Informationen zu filtern und strategische Antworten zu entwerfen.
SCQA steht für Situation, Complication, Question, Answer. Barbara Minto hat dieses Denkmodell ursprünglich entwickelt, um mit maximaler Klarheit strategische Empfehlungen zu schreiben. Ihr Lehrbuch „The Pyramide Principle“ ist seit Jahrzehnten das Standardwerk für effektive Business-Kommunikation.
Controlling the sequence in which you present your ideas is the single most important act necessary to clear writing. (Barbara Minto)
Egal ob Strategiepapier oder E-Mail an den CEO: Für Minto muss eine klare strategische Empfehlung zuallererst die aktuelle Situation beschreiben. Danach gilt es, die aus der Situation entstehenden Komplikationen erfassen. So werden die drängendsten Fragen sichtbar, die sich dann strukturiert beantworten lassen. Unstrukturierte Kommunikation, die nicht dem SCQA-Modell folgt, produziert hingegen Missverständnisse und ist für Minto stets ein Zeichen, dass die Geschichte nicht konsequent durchdacht wurde.
Gegenüberstellung von zwei Emails mit gleichem Inhalt. Die untere folgt dem SCQA-Modell und ist um ein vielfaches klarer zu verstehen. Das Beispiel stammt aus einem Talk von Michael Dearing von der Kommunikationsberatung Harrison Metal.
Krisen bewältigen heißt situationsorientiert handeln
Die rationale Struktur des SCQA-Modells lässt wenig Raum für Emotionen. Gerade deshalb passt das Modell ideal in eine Krisensituation, die schnelle Entscheidungen, unmissverständliche Kommunikation und eindeutiges Handeln verlangt. In der Krise ist kein Platz für große Visionen, Heldenreisen und Begeisterung. In der Krise geht es um schnelle Anpassung, klare Antworten und fokussiertes Handeln.
Inspiriert von dem SCQA-Modell hilft das Board, Nachrichten und Informationen zu strukturieren. Viel entscheidender, es fokussiert das situationsorientierte Denken und Handeln. Startpunkt des Denkens ist stets die Einschätzung der aktuelle Situation. Ziel des Denkens ist die Antwort auf die Situation. Das unterscheidet das Situation Response Board von vielen anderen Strategie-Tools, die ihre Handlungsschritte aus langfristigen Zielen und Visionen ableiten. Auf die kann man sich wieder konzentrieren, wenn die Krise vorbei ist.
Das ist hoffentlich bald.
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Bei Fragen zum Situation Response Board hast, melde Dich. Gerne helfe ich Dir und Dein Team in einem Remote-Workshop Euer Board aufzusetzen. Weitere Beratungsangebote, die alle Remote möglich sind, findest Du hier.
